Definición de Administración.

Para Henry Sisk Mario la administración es la fusión de todos los recursos que se poseen a través de un esquema planificado, un proceso formado por: planeación, dirección y control, y cuyo objetivo es lograr aquello que la compañía se proponga como meta.

José A. Fernández Arena la ve como una ciencia social cuya meta es satisfacer los objetivos institucionales de cada medio a través de una estructura y del esfuerzo unificado.

Por su parte, George R. Terry, dice que consiste en una planificación para alcanzar objetivos puntuales en base al esfuerzo ajeno.

Según Hermida, Serra y Kastika es imposible considerar a la administración como un arte, porque ella ni las vivencias ni las interpretaciones subjetivas de la realidad tienen cabida. Así lo expresan en el libro titulado “Administración y estrategia, Teoría y práctica”, publicado por Ediciones Macchi.

Tiempo.- Es un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan por un presente y van hacia el futuro.

El elemento básico del tiempo es UN EVENTO.

ADMINISTRACION DEL TIEMPO.

La administración del tiempo consiste en ordenar y sistematizar los periodos de dedicación de las actividades cotidianas que realizas frecuentemente.

¿En qué me ayuda la administración del tiempo?

La administración adecuada del tiempo ayuda a un aprovechamiento apropiado del mismo, favorece en los alumnos la formación del hábito de estudio, contrarresta la indecisión o pereza para realizar el trabajo.

Evita dejar tus obligaciones “para después” o “para mañana”, el hábito de la postergación, el no programar adecuadamente las actividades académicas o incumplir con la programación propuesta por negligencia traerá consecuencias negativas en tu aprendizaje.

Aquella persona que prepara cuidadosamente un plan para la realización de los trabajos y actividades que ha de cumplir durante el día, semana y mes y lo sigue, aprovecha mejor el tiempo y efectúa un mayor número de tareas. Quien no realiza un plan y deja en manos de la casualidad las actividades que ha de cumplir, pronto su vida estudiantil o laboral se convierte en un caos. El hábito del orden y la planeación es un aspecto muy importante para trabajar eficientemente, procura estudiar siempre a la misma hora para que se forme en ti el hábito de estudio.

EFICIENCIA Y EFECTIVIDAD (EFICACIA).

A veces se suele confundir la eficiencia con eficacia, y se les da el mismo significado; y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz.

Podemos definir la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo. O al contrario, cuando se logran más objetivos con los mismos o menos recursos.

Por ejemplo: se es eficiente cuando en 12 horas de trabajo se hacen 100 unidades de un determinado producto. Ahora, se mejora la eficiencia si esas 100 unidades se hacen en sólo 10 horas. O se aumenta a eficiencia si en 10 horas se hacen 120 unidades. Aquí vemos que se hace un uso eficiente de un recurso (tiempo), y se logra un objetivo (hacer 100 o 120 productos)

Respecto a la eficacia, podemos definirla como el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Ejemplo: se es eficaz si nos hemos propuesto construir un edificio en un mes y lo logramos. Fuimos eficaces, alcanzamos la meta.

La eficacia difiere de la eficiencia en el sentido que la eficiencia hace referencia en la mejor utilización de los recursos, en tanto que la eficacia hace referencia en la capacidad para alcanzar un objetivo, aunque en el proceso no se haya hecho el mejor uso de los recursos.

Podemos ser eficientes sin ser eficaces y podemos ser eficaces sin ser eficientes. Lo ideal sería ser eficaces y a la vez ser eficientes.

Se puede dar el caso que se alcanzó la meta de construir una autopista en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder construir la autopista, se utilizaron mas recursos de lo normal (no fuimos eficientes).

Caso contrario, se utilizaron un 10% menos de los recursos previstos para construir la autopista pero no se logró terminar en una semana (fuimos eficientes pero no eficaces).

Lo ideal sería construir la autopista en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.

Eficiencia + Eficacia = Productividad.

CONTROL.

El concepto de control es muy general  y puede emplearse como punto central para el sistema administrativo. Por ejemplo, la planeación puede ser imaginada, como medio para lograr el control del comportamiento individual u organizacional. En forma similar, la tarea de organización puede ser constituida de manera que proporcione en medio para el control de las actividades.

La palabra control tiene varios significados y, más específicamente, varios sentidos, que son significativos para el análisis, por ejemplo, significa:

·         Verificar.

·         Regular.

·         Comparar con una norma.

·         Ejercer autoridad sobre dirigir y ordenar.

·         Limitar o restringir.

Todas son significativas para la teoría y la práctica administrativa, sin embargo, se dan algunas definiciones. La palabra control es un galicismo que indica la acción o efecto de control. Controlar es un verbo activo que significa:

Examinar y censurar con autoridad suficiente, formando juicio, aprobando o corrigiendo lo que no estuviera en forma o modo debido.

Otra acepción dice:

Es la función administrativa que consiste en asegurar, la medición y la corrección de la eficiencia hacia los objetivos fijados.

O bien:

Es el conjunto de actividades que se emprenden, para medir y examinar los resultados obtenidos en el periodo para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias.

El control es, en consecuencia, una función que no se desarrolla en el vacío, sino que se inserta dentro del proceso de administración, y presenta características perfectamente diferenciadas, según el nivel de decisión en el que opere.

Referencia. Introducción a la administración con enfoque de sistemas, Joaquín Rodríguez Valencia, 2003, cuarta edición, Editorial Thompson. México D.F.

URGENTE E IMPORTANTE.

¿Qué es importante?

Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tipos de aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectos es la atención de lo de lo Importante.

Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentido a la existencia a largo plazo a una organización: Lo que constituye la razón de ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro plano personal, la definición de lo que resulta Importante para una organización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. 

La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podríamos decir que el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada a atender lo Urgente y lo Importante.